§ 1 Navn
Sammenslutningens navn er: “Sammenslutningen af Grundejerforeninger i Trundholm” kaldet “SAGT”.
Herefter benævnt “foreningen”.
§ 2 Formål og opgaver
Stk. 1
Foreningens formål er at samle alle fritidshus grundejerforeninger og vejlaug i Dragsholm og Trundholm med henblik på at varetage og værne de tilsluttende foreningers fælles anliggender og interesser, såvel indadtil som udadtil, herunder overfor Odsherred Kommune, offentlige myndigheder og lignende.
Stk. 2
Ved varetagelsen af sine opgaver skal foreningen tage helhedsmæssige hensyn. De enkelte grundejerforeningers og vejlaugs vedtægter og selvstændighed skal stedse respekteres.
Stk. 3
Medlemmerne er pligtige at holde foreningen underrettet om navne og adresser samt mailadresser på den til enhver tid værende formand og kasserer i grundejerforeningen/vejlauget.
§ 3 Foreningens ledelse
Foreningens ledelse består af et repræsentantskab og en bestyrelse.
Foreningens adresse er den til enhver tid værende formands folkeregisteradresse.
Foreningens hjemting er Retten ved Holbæk.
§ 4 Repræsentantskabet
Stk. 1
Foreningens øverste myndighed er repræsentantskabet. Kun dette kan give, ophæve og ændre vedtægten.
Stk. 2
Repræsentantskabet består af 2 repræsentanter fra hver af de tilsluttede grundejerforeninger eller vejlaug.
Stk. 3
Hver grundejerforening eller vejlaug har én stemme uanset grundejerforeningens eller vejlaugets medlemsantal. De 2 repræsentanter fra hver grundejerforening eller vejlaug skal således være enige om stemmeafgivningen. Såfremt enighed ikke foreligger, kan stemme ikke afgives.
Stk. 4
Ordinært repræsentantskabsmøde indkaldes af bestyrelsen og afholdes én gang årligt i juni måned – en lørdag eller søndag – i Odsherred. Indkaldelse skal ske ved e-mail til grundejerforeningens/vejlaugets formand og kasserer med mindst 14 dages varsel.
Bestyrelsen lægger datoen for repræsentantskabsmødet på hjemmesiden, så snart de kender den.
Stk. 5
Indkaldelsen skal indeholde:
- Dagsorden
- Regnskab
- Budget
- Indkomne forslag
Stk. 6
Dagsordenen skal omfatte følgende punkter:
- Valg af dirigent
- Bestyrelsens beretning for det forgangne år
- Forelæggelse og godkendelse af regnskabet
- Indkomne forslag
- Fastsættelse af kontingent samt fastlæggelse af rykkergebyr
- Forelæggelse og godkendelse af budget
- Valg
- a. Forperson/formand/forkvinde (ulige år)
- b. Kasserer (lige år)
- c. 2 bestyrelsesmedlemmer (ulige år)
- d. 1 bestyrelsesmedlem (lige år)
- e. 2 bestyrelsessuppleant (hvert år)
- f. 1 revisor (ulige år)
- g. 1 revisorsuppleant (hvert år)
- Åben debat
Stk. 7
Valgbare til tillidsposterne er kun fremmødte repræsentanter, med mindre der foreligger skriftligt tilsagn fra en ikke-fremmødt repræsentant, der er medlem af en forenings eller vejlaugs bestyrelse.
Stk. 8
Forslag fra de tilsluttede foreninger, der ønskes behandlet af repræsentantskabet, skal være formanden i hænde senest den 1. maj.
Stk. 9
Eventuelt vederlag til bestyrelsen fastsættes af repræsentantskabet.
Stk. 10
Repræsentantskabets beslutninger vedtages ved simpelt flertal. Stemmeafgivningen kan ske i henhold til skriftlig fuldmagt. Ingen forening/vejlaug kan repræsentere mere end to andre foreninger/vejlaug ved fuldmagt.
Til vedtagelse af forslag om ændringer af vedtægten, kræves, at 2/3 af de tilstedeværende stemmeberettigede stemmer for forslaget. Opnås der ikke 2/3 flertal for forslag om ændring af vedtægten, kan forslaget fremsættes på et ekstraordinært repræsentantskabsmøde, hvor forslaget kan vedtages med almindeligt flertal. Jf. dog de særlige bestemmelser om ændring af §7 om procedure ved udmelding og §9 om procedure ved foreningens opløsning.
Stk.11
Såfremt et af de stemmeberettigede medlemmer kræver det, afholdes skriftlig afstemning.
Repræsentantskabet vælger en dirigent, der på repræsentantskabsmødet afgør alle tvivlsspørgsmål vedrørende sagernes behandling samt stemmeafgivningen.
Ved repræsentantskabsmødets start skal dirigenten foretage registrering af eventuelle fuldmagter.
Kun foreninger og vejlaug, der ikke er i restance med kontingent eller anden ydelse til foreningen, har ret til at deltage i forhandlingerne og til at afgive stemme på såvel ordinære som ekstraordinære repræsentantskabsmøder samt til at blive valgt til tillidsposter i foreningen.
Repræsentantskabet er beslutningsdygtigt uanset de fremmødte repræsentanters antal.
Stk. 12
Bestyrelsen er ansvarlig for, at der udarbejdes et referat af repræsentantskabets forhandlinger og beslutninger. Dette referat underskrives af formand og dirigent og udsendes herefter snarest muligt til medlemmerne.
Stk.13
Ekstraordinært repræsentantskabsmøde afholdes, når bestyrelsen finder anledning dertil, eller når repræsentanter, der repræsenterer mindst ¼ af de tilsluttende foreninger, begærer dette ved at fremsende en motiveret dagsorden til formanden.
Ekstraordinært repræsentantskabsmøde indkaldes af bestyrelsen så hurtigt som muligt ved e- mail/alm. post til medlemsforeningens/vejlaugets forperson og kasserer med mindst 14 dages varsel. Indkaldelsen skal indeholde de indkomne forslag.
§ 5 Bestyrelsen
Stk. 1
Bestyrelsen består af 5 medlemmer, der vælges af repræsentantskabet jfr. § 4, stk. 6. Valgperioden er 2 år. Genvalg kan finde sted. Formanden og kassereren vælges direkte af repræsentantskabet.
Stk. 2
Den valgte bestyrelse konstituerer i øvrigt sig selv med valg af en næstformand og sekretær. I tilfælde af formandens forfald, indtræder næstformanden som formand.
Stk. 3
Bestyrelsen kan nedsætte udvalg til særlige opgaver.
Stk. 4
Bestyrelsen informerer medlemmerne løbende om nyt via hjemmesiden og sender, efter behov, medlemsnyt til de tilsluttede foreninger og vejlaug.
Stk. 5
Det skal tilstræbes, at bestyrelsesmedlemmerne repræsenterer de forskellige geografiske dele af foreningens område.
Stk. 6
Formanden indkalder til bestyrelsesmøde, så ofte det er nødvendigt, eller når 2 bestyrelsesmedlemmer ønsker det.
Stk. 7
Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når formanden eller næstformanden samt yderligere 2 bestyrelsesmedlemmer er til stede
Stk. 8
Beslutninger i bestyrelsen træffes af de tilstedeværende ved simpelt stemmeflertal. Står stemmerne lige afgør formandens eller ved dennes fravær næstformandens stemme udfaldet.
Stk. 9
Foreningen forpligtes ved underskrift af formanden, eller ved dennes fravær næstformanden, samt 2 bestyrelsesmedlemmer i foreningen.
Stk. 10
Bestyrelsessuppleanten samt revisor og revisorsuppleanten kan deltage i bestyrelsesmøderne uden stemmeret, hvis bestyrelsen i øvrigt skønner dette hensigtsmæssigt.
Stk. 11
Bestyrelsen fører en beslutningsprotokol.
§ 6 Regnskab
Stk. 1
Til Foreningens administration og drift indbetaler de tilsluttede foreninger og laug et årligt kontingent per medlem af de respektive foreninger og vejlaug. Kontingentets størrelse fastsættes på det ordinære repræsentantskabsmøde. Kontingentet indbetales til kassereren inden 1. april.
Ved manglende indbetaling pålægges et rykkergebyr, hvis størrelse fastsættes på det ordinære repræsentantskabsmøde.
Stk. 2
Foreningens likvide midler indsættes på bankkonto, hvorfra beløb kan hæves af kassereren. Foreningen har ingen kontantkasse. Formanden, eller i dennes fravær næstformanden, attesterer alle udgiftsbilag.
Kassereren fører et af revisorgodkendt regnskab samt protokol over medlemmerne.
Stk. 3
Regnskabsåret er kalenderåret – 1. januar til 31. december. Kassereren modtager alle indbetalinger og afholder alle udgifter og foretager registrering heraf. Der skal til hver post i regnskabet forefindes behørigt bilag.
Regnskabet skal være revideret senest den 1. marts efter regnskabsårets afslutning.
Regnskabet udarbejdes og underskrives af bestyrelsen.
Stk. 4
Er et medlem i restance til foreningen i mere end 1 måned efter sidste rettidige indbetalingsdato, kan det pågældende beløb inddrives ad retslig vej efter forudgående skriftlig påmindelse om inden 10 dage at berigtige restancen. Alle omkostninger i forbindelse med inddrivelsen betales af restanten.
Stk. 5
Hver enkelt tilsluttet forening/laug hæfter alene for foreningens dispositioner med det beløb, den er forpligtet til at betale i årligt kontingent.
§ 7 Udmeldelse
En forening eller et vejlaug kan udmelde sig af foreningen med 3 måneders varsel til den 31. december.
Såfremt en forening eller et vejlaug er i restance med ydelser til foreningen, suspenderes medlemskabet indtil restancen med tillæg af alle gebyrer og omkostninger er betalt.
En udmeldt eller suspenderet forening eller vejlaug har intet krav på foreningens midler.
Forslag om ændring af §7 kan kun fremsættes af bestyrelsen eller af repræsentanter, der repræsenterer mindst 1/4 af de tilsluttede foreninger og vejlaug.
Ændringen kræver, at 2/3 af Foreningens foreninger/vejlaug stemmer herfor ved et ordinært repræsentantskabsmøde. Er der 2/3 flertal for forslaget, men ikke det krævede fremmøde, kan vedtægternes § 7 vedtages på et efterfølgende ekstraordinært repræsentantskabsmøde.
Ændringen kræver at 2/3 af de tilstedeværende stemmeberettigede stemmer for forslaget.
§ 8 Sammenlægning med og optagelse af andre foreninger
Efter reglerne om vedtægtsændringer kan repræsentantskabet beslutte sammenlægning med, eller optagelse af andre foreninger i Odsherred, som har samme formål som foreningen.
§9 Opløsning
Forslag om foreningens opløsning og ændring af vedtægternes §7 kan kun fremsættes af bestyrelsen eller af repræsentanter, der repræsenterer mindst 1/4 af de tilsluttede foreninger.
En opløsning af foreningen kræver, at 2/3 af Foreningens foreninger og vejlaug stemmer herfor ved et ordinært repræsentantskabsmøde. Er der 2/3 flertal for forslaget, men ikke det krævede fremmøde, kan opløsningen vedtages på et efterfølgende ekstraordinært repræsentantskabsmøde. Ændringen kræver, at 2/3 af de tilstedeværende stemmeberettigede stemmer for forslaget.
Ved opløsning skal Foreningens midler anvendes til et almennyttigt formål efter repræsentantskabets bestemmelse.
Sættes til afstemning på møde 15/6-2025